Sourcing

Den richtigen Dienstleister finden

Sourcing ist eines der Kernthemen in der kaufmännischen Steuerung der IT. Es umfasst die fünf Aufgabenbereiche Sourcing Strategie, Ausschreibung, Transition, Providersteuerung und Vertragsbeendigung. Hierfür sind technischer Sachverstand, wirtschaftliches Verständnis, juristische Erfahrung und organisatorische Fachkenntnisse notwendig.

Dabei stehen drei Grundfragen im Vordergrund:

  • Welches ist die optimale Fertigungstiefe für die IT?
  • Wie kann die Beschaffung der besten Leistung zu optimalen kaufmännischen Parametern erreicht werden?
  • Wie ist die Steuerung der Anbieter partnerschaftlich zu gestalten?

IndiTango bietet entlang der fünf Sourcing Themen Beratungsleistungen an, die diese Fragen beantworten:

  1. Festlegung der Sourcing Strategie
  2. Durchführung von Ausschreibungen
  3. Unterstützung in der Transition
  4. Definition und Implementierung der Providersteuerung
  5. Vorgehen zum Beendigungsmanagement

In der Praxis erprobte Templates und unsere langjährige Erfahrung sichern optimale Ergebnisse.

Sourcing-Strategie

Make or buy? Wir helfen bei der Entscheidung

Die Sourcing Strategie besteht aus zwei Hauptfragen: die nach der inhaltlich und kaufmännisch sinnvollen Fertigungstiefe und die nach den anzuwendenden Standards bei Ausschreibungen.

IndiTango Leistungen:

  1. Unterstützung bei Make-or-buy-Entscheidungen:
    Wir erarbeiten Kriterien anhand wirtschaftlicher und inhaltlicher Parameter auf Basis der IT-Strategie.
  2. Entwicklung einer Provider-Strategie:
    Wir helfen dabei, die Strategie für die unterschiedlichen Leistungsbereiche zu klären (Single/Dual/Multi Vendor).
  3. Erstellung von Business Cases:
    Wir unterstützen bei der Einführung von Methoden zur Ermittlung von Einsparungspotentialen.
  4. Ausschreibungen:
    Wir helfen bei der Implementierung von Leitlinien und Standards auf Basis praxiserprobter Templates und Verfahren (Einkaufsbedingungen, Rahmenverträge, Standardanforderungen, Basis Kriterien zur Anbieterbewertung,...).
Sourcing Strategie
SOURCING STRATEGIE

Ausschreibungen

Ausschreibungen strukturieren, Aufwände minimieren

Um Ausschreibungen von IT-Leistungen mit einem zufriedenstellenden Aufwand durchzuführen, werden neben technischem Sachverstand, wirtschaftlichem Verständnis und juristischer Erfahrung vor allem die richtigen Methoden und Vorgehensmodelle benötigt.

IndiTango Leistungen:

  1. Wir unterstützen bei der Leistungsbeschreibung und der Definition von SLAs.
    Unter Berücksichtigung möglicher Preistreiber kommen vorhandene und vielfach erprobte Templates zum Einsatz.
  2. Wir erstellen Business Cases zur Bewertung des Vorhabens und als Basis für das Nutzenmanagement.
  3. Wir helfen bei der Identifikation und Bewertung von potentiellen Bietern für die RFI-Phase.
  4. Wir erstellen die gesamten Ausschreibungsunterlagen für RFI und RFP bzw. RFQ auf Basis vorhandener Templates.
    Hierzu gehören der Rahmenvertrag, die Leistungsbeschreibungen mit SLAs, das Preismodell mit der Preisliste und einer Pönalenregelung, sowie die Anleitung zur Bearbeitung durch den Bieter.
  5. Wir erstellen eine Bewertungsmatrix mit kaufmännischen und fachlichen Kriterien und überführen die Angebote in einen Bewertungsbericht.
  6. Wir begleiten die Verhandlungen bis zum Vertragsabschluss oder führen sie ganz durch.
    Grundlage für die Verhandlungen ist die Scotwork-Methode©.
  7. Wir bieten Projektbegleitung der gesamten Ausschreibung von der realistischen Planung über das Projektmanagement aller Phasen bis zum Dokumentenmanagement
    (Ausschreibungen können auch anonymisiert für Mandanten durch IndiTango durchgeführt werden).

IndiTango Ausschreibungsmethode

Grundlage der IndiTango Methode ist eine modulare Form, in die die vertraglichen Rahmenbedingungen und die Leistungsbeschreibung überführt werden. Diese modulare Form entspricht inhaltlich bereits dem zukünftigen Vertragswerk.
Die Aufwände zur Bewertung auf Seiten des Mandanten und die Aufwände in der Angebotserstellung auf Seiten der Bieter werden so deutlich reduziert. Indem die Anforderungen modularisiert dargestellt werden, können die Verhandlungen gezielt auf die Themen fokussieren, die geklärt werden müssen.

IndiTango Erfahrungen

IndiTango hat in unterschiedlichen Ausschreibungsprojekten erfolgreich die entwickelten Templates mit Vertragstexten, Leistungsbeschreibungen, SLAs und Preisstrukturen angewendet:

  • IT-Outsourcing und IT-Outtasking Verträge
  • Verträge zur Entwicklung und zum Betrieb von Individualanwendungen
  • Verträge zur Einführung neuer Plattformen (z.B.: SharePoint, SAP Hana, Hybris, …)
  • IT-Dienstleitungsverträge (z.B.: Security-Beauftragter, Projektmanager, …)
  • Hard- und Softwarelieferungen

On Boarding / Transition

Reibungsloser Übergang zum Provider

Organisatorische Rahmenbedingungen zu schaffen steht in der On Boarding-Phase bei Projekten bzw. in der Transition-Phase im Vordergrund. Die größte Herausforderung in dieser Phase ist es, die vertraglich vereinbarten Vorgehensmodelle zu operationalisieren.

IndiTango Leistungen:

  1. Wir helfen dabei, die vereinbarten Reportings für SLAs und Qualitäten aufzubauen.
    Hierzu gehören SLAs zur Messung der technischen Servicequalität, Qualitätsbefragung zur statistischen Bewertung subjektiver Qualitäten und die Festlegung von Abnahmeverfahren.
  2. Wir unterstützen beim Aufbau der kaufmännischen Abwicklung
    in den Bereichen Rechnungsprozesse, Pönalenermittlung, Kostencontrolling, sowie dem Prozess der Zusatzbeauftragungen (Non Standard Requests; Project Change).
  3. Wir helfen beim Aufbau der Vertrags-Governance.
    Hierzu gehören unter anderem die Themen Gremien, Eskalationsmatrix und Changeprozess.
  4. Wir unterstützen beim Know-how-Transfer.
  5. Wir unterstützen beim Personalübergang nach §613a.
  6. Wir bieten Projektbegleitung der gesamten Transition.
    von der realistischen Planung über das Projektmanagement bis zur Ergebnisdokumentation.

Definition und Implementierung der Providersteuerung

Dienstleister erfolgreich steuern

Die Güte der Providersteuerung entscheidet mit über den Erfolg eines Sourcing. Dabei sollte die Providersteuerung immer im Kontext der gesamten IT-Governance betrachtet werden und gleichzeitig die Besonderheiten eines Lieferanten und der geschlossenen Verträge berücksichtigen.

IndiTango Leistungen:

  1. Definition der Kernprozesse und Tätigkeiten
  2. Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten auf Seiten der Mandanten und Bieter
  3. Definition der Gremien zur gemeinsamen Steuerung
  4. Erstellung von KPIs zur Steuerung der Provider
  5. Definition der Aufbauorganisation bei Outsourcing-Verträgen (Retained Organization)
  6. Verbindung der Providersteuerung mit dem Serviceintegration-Management, dem Projektportfoliomanagement und dem Demand Management

Die Konzeption und Implementierung der Providersteuerung erfolgt auf Basis des IndiTango Provider-Management-Frameworks.

Vorgehen zum Beendigungsmanagement

Optionen systematisch betrachten

Mit Abschluss einer Vertragslaufzeit ergeben sich unterschiedliche Optionen, die strukturiert bewertet werden sollten. Dies gilt insbesondere für Betriebsleistungen, die im Outsourcing bzw. Outtasking erbracht werden.

IndiTango Leistungen:

  1. Wir unterstützen bei der Bewertung der bisherigen Zusammenarbeit.
  2. Wir erstellen ein Benchmark der bisherigen Kosten.
  3. Wir helfen bei der Evaluierung der Optionen (Vertragsverlängerung, Insourcing, Ausschreibung).
  4. Wir erstellen Anpassungsvorschläge bei Vertragsverlängerung.