Smarte Prozessoptimierung

Wie lassen sich intransparente Prozesse analysieren und optimieren?

Lernen Sie mit Process Mining die tatsächlichen Abläufe Ihrer Prozesse kennen. Das datenbasierte, digitale Vorgehen ermöglicht, den Ist-Zustand von Prozessen faktenbasiert darzustellen und auszuwerten. Durch visuelle und granulare Analysemöglichkeiten werden Prozesspfade und potentielle Prozessineffizienzen transparent gemacht. So lassen sich Prozessdurchlaufzeiten optimieren, die Kundenzufriedenheit steigern und Kosten senken.

Datenbasiert tatsächliche Prozessabläufe analysieren

Mit dem fortschreitenden Grad der Digitalisierung in Unternehmen laufen immer mehr Geschäftsprozesse in großen Teilen oder vollständig in IT-Systemen ab. Dies ermöglicht eine neue Form der datenbasierten Auswertung. 

Bei der Nutzung von Enterprise Software wie SAP, Oracle oder ServiceNow hinterlässt jede Aktion einen digitalen Fußabdruck. Diese Footprints können anonymisiert in einem Event-Log zusammengeführt werden und ermöglichen es, mit Hilfe eines Process Mining Tools, den gesamten Geschäftsprozess zu rekonstruieren und zu analysieren. Der wesentliche Unterschied zur klassischen Prozessanalyse ist hierbei, dass der Prozess auf Basis real gelebter Abläufe automatisch und faktenbasiert dargestellt wird, anstatt auf subjektiven Annahmen zu beruhen. Tatsächliche Prozessabläufe und Entscheidungspfade im Unternehmen werden so nachvollziehbar offengelegt, sodass Prozessschwachstellen und -ineffizienzen transparent werden. Diese lassen sich nachfolgend ursachenspezifisch und nachhaltig optimieren. Hierfür bieten sich, je nach Fall, verschiedene Herangehensweisen an, wie:

  • Punktuelle Korrekturen im Prozessablauf
  • Anpassungen der organisatorischen Struktur
  • Einführung neuer Systeme und Tools
  • Automatisierung von Teilprozessen durch RPA

1/ Datenquellen wie ServiceNow, SAP und Oracle

2/ Datenaufbereitung

3/ Visualisierung und Analyse der Daten

4/ Prozessoptimierung

Projektvorgehen Process Mining

Unsere Erfahrung hat gezeigt, worauf es bei der Anwendung von Process Mining zur Prozessvisualisierung und -optimierung ankommt. Diese Erfahrung vereinen wir in unserem end-to-end Vorgehen.

Unser Vorgehen gliedert sich in fünf Phasen auf und erstreckt sich von der Definition und Analyse bis hin zur Umsetzung und dem Monitoring der Prozesse und ermöglicht es, einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu implementieren.

1

Define

  • Identifizieren des zu untersuchenden Prozesses
  • Definition des Scopes (KPIs)

Ergebnis:

Anforderungen sind geklärt

2

Discover

  • Vorbereitung für tool-gestützte Analyse:

    • Datenextraktion
    • Datentransformation
    • Datenmodellierung und -anbindung

  • Erstellen und Einspielen eines Event-Logs

Ergebnis:

Prozessvisualisierung mit Process Mining auf Basis des Event-Logs

3

Analyze

  • Analyse mit Hilfe eines Process Mining Tools
  • Tiefenanalyse der verschiedenen Prozesspfade
  • Identifizieren von Prozessineffizienzen

Ergebnis:

Prozessineffizienzen sind identifiziert und erste Handlungsempfehlungen werden ausgesprochen

4

Improve

  • Bewertung möglicher Maßnahmen
  • Umsetzen von Maßnahmen, z.B.
    • Automatisierung (RPA, Action Engine)
    • Neueinführung Tool (Sourcing)
    • Organisatorische Anpassungen

Ergebnis:

Maßnahmen sind ausgewählt und umgesetzt

5

Control

  • Prozesscontrolling zur Wirksamkeit der Maßnahmen
    • Echtzeitmonitoring über Process-Mining-Tool
    • Snapshot bspw. vierteljährlich über Process-Mining-Tool
  • Ggf. Iteration bei identifizierten Schwachstellen

Ergebnis:

Monitoring von Maßnahmen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Optimierungspotentiale in ITSM und P2P Prozessen

Mit Process Mining lassen sich besonders in IT Service Management (ITSM) und Purchase-to-Pay (P2P) Prozessen eine Vielzahl von Optimierungspotentialen realisieren.

    ITSM-Prozesse

    • Aufdecken von Ineffizienzen und Prozess-Bottlenecks in ITSM-Prozessen
    • Ermittlung von Automatisierungspotentialen
    • Steigerung der Transparenz und Schaffung einer datenbasierten Momentaufnahme über eine einfache und belastbare Dokumentation der Ist-Prozesse
    • Erhöhung der Effizienz der Ticketbearbeitung
    • Reduktion von Multi-Hops im Ticket-Verarbeitungsprozess
    • Ermöglichen eines „shift left“ in der IT-Organisation
    • Vereinfachte Transition-Phase durch wahrheitsgetreue Prozessdokumentation
    • Kontrolle der Einhaltung neuer Prozesse nach Outsourcing
    • Unterstützung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (ITIL-CSI) durch das Aufdecken von Prozessschwachstellen

    Purchase-to-Pay

    • Aufdecken von internen und externen Ursachen, die zu Skontoverlust oder Mahngebühren führen
    • Steigerung des Betriebskapitals durch Verhindern von Mahngebühren und zu früh gezahlter Rechnungen
    • Identifizieren von unzuverlässigen Lieferanten oder Produkten
    • Feststellen der Liefertreue von Lieferanten
    • Optimieren von Bestellzeiten und Kosten durch das Finden und Klassifizieren von Fehlermustern bei Änderungen von Preisen, Mengen und Stornierungen
    • Identifizieren von Produkten, Services oder Buchungskreisen, die vermehrt die standardisierten Prozesse des Einkaufs umgehen
    • Identifizieren von repetitiven, manuellen Prozessschritten, die zu erhöhten Prozessdurchlaufzeiten führen

    Prozesse analysieren mit PowerBI

    Als offizieller Partner setzt inditango für die Visualisierung und Analyse Ihrer Daten auf PAFnow. Das Tool, entwickelt und betrieben in Darmstadt, wurde 2017 mit dem BARC Start-Up Award für Analytics und Datenmanagement ausgezeichnet und ist seit 2018 im „Gartner’s 2018 Process Mining Market Guide“ gelistet. PAFnow wird in PowerBI integriert und bedient sich somit vorhandener Schnittstellen und Visualisierungsoptionen. Durch prozessspezifische Content Packs wird ein einfacher und kostengünstiger Einstieg mit verkürzten Projektlaufzeiten ermöglicht. Diese beinhalten Extraktoren, vordefinierte Datenmodelle und Berichte für spezielle Prozesse, Applikationen und Fragestellungen, wie z.B. für ITSM Prozesse über ServiceNow oder denP2P Prozess über SAP ERP.

    Process Mining mit inditango

    Wir unterstützen unsere Kunden branchenübergreifend bei der faktenbasierten Optimierung Ihrer Prozesse mit Process Mining von Konzeptionierung bis Implementation und Umsetzung der Maßnahmen.

    10x

    schnellere Ermittlung

    der Effektivität einer Prozessverbesserungsmaßnahme

    > 50%

    Steigerung

    der Produktivität durch Transparenz

    40%

    Steigerung

    der Prozessqualität durchschnittlich

    20%

    Reduktion

    von Kapazitätsengpässen durchschnittlich

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    Optimierte Prozesse sind nur einen Klick entfernt

    Als IT Management Beratung begleiten wir Sie gern durch den gesamten Ablauf des Process Minings – von der Datenaufbereitung bis zur Bewertung und Umsetzung maßgeschneiderter Optimierungsmaßnahmen. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch. Wir freuen uns auf einen Austausch.