Erhöhung der Transparenz von IT-Kosten in der Lebensmittelindustrie
Die IT nimmt in der Digitalisierung einen immer höheren Stellenwert im Unternehmen ein. Gleichzeitig sollen IT-Budgets nicht ungeregelt steigen. Es soll sichergestellt werden, dass das IT-Budget unternehmensweit so effektiv wie möglich verwendet wird. Daher soll sich der Steuerungsfokus der IT zunehmend auf Nutzenaspekte ausrichten. Um dies unternehmensweit zu etablieren, sollten im ersten Schritt alle IT-Kosten im Konzern transparent dargestellt werden, um darauf aufbauend wertoptimierende Maßnahmen abzuleiten.
inditango wurde beauftragt, die zentralen und dezentralen IT-Kosten zusammen mit dem zentralen IT Controlling transparent zu machen. Dieses sollte auf dem Best Practice Technology Business Management (TBM) Framework basieren, was mittelfristig auch als Steuerungskonzept etabliert werden sollte.
Der Kunde ist ein weltweit agierendes, traditionsreiches deutsches Unternehmen der Lebensmittelindustrie. Der IT-Bereich stellt zentral Shared IT-Services zur Verfügung und berät Konzernbereiche partnerschaftlich mit großer technischer Expertise und hoher Flexibilität in allen Themen der IT.
Schlüsselfragen
- Wie hoch sind die zentralen und dezentralen IT-Kosten?
- Welche Maßnahmen zur Senkung der IT-Kosten sind grundsätzlich zu empfehlen?
- Welche weiteren Schritte sind zu empfehlen, um mittelfristig die IT nach Effizienz und Effektivitätsaspekten zu steuern?
Vorgehen
Ein Technology Business Management (TBM) Modell wurde gemeinsam mit den Projektteam des Kunden eingeführt. Gemäß der sogenannten TBM Taxonomy wurde die Analyse kaufmännischer Daten bis zu den IT-Komponenten (IT Tower) durchgeführt und im ersten Schritt in ein Excel basierendes Template zur Datenaufnahme überführt. Durch diese Datenaufnahme konnten die zentralen und dezentralen IT-Kosten in dem standardisierten Kostenmodell konsolidiert werden. Die IT-Kosten wurden somit vergleichbar und erste Optimierungsmaßnahmen konnten bereits aus der ersten Analyse abgeleitet werden. Mittelfristig sollen die weiteren Ebenen der TBM Taxonomy (IT-Services und Business Capabilities) genutzt werden, um insbesondere die IT-Kosten zu einer IT-Wertbeitragsdiskussion hin zu entwickeln.
Kundennutzen
Die zentralen und dezentralen IT-Kosten sind transparent und vergleichbar. Die TBM Taxonomy wurde bei den dezentralen Einheiten sehr gut aufgenommen, so dass die Grundlage für eine Wertorientierte Steuerung der IT gelegt ist. Zukünftig wird die Fragestellung weniger geprägt sein von „Warum kostet die IT so viel?“, sondern sich damit beschäftigen, ob man das IT Budget sinnvoll verwendet und ob man durch weitere IT-Investitionen das Unternehmen noch erfolgreicher machen kann.
Unternehmensweite Transparenz der zentralen und dezentralen IT-Kosten
Nutzung eines unternehmensweit standardisierten IT-Kostenmodells
Etablierung einer Grundlage für die wertorientierte Steuerung der IT
Zielgerichtete faktenbasierte Ableitung von Optimierungsmaßnahmen