Simplifizierung einer heterogenen und komplexen Vertragslandschaft

Der kommunale IT-Dienstleister liefert als Zweckverband, Shared IT Services, individuelle IT Services, IT- und Business-Service-Beratung sowie Projektmanagementleistungenfür im Zweckverband organisierte Städte und Kommunen sowie deren Eigenbetriebe an.

• Wie ist eine optimale Standardisierung der IT Services zu erreichen?
• Wie kann das Handling der Verträge und SLAs optimiert werden?
• Wie ist ein anforderungsgerechtes Leistungsreporting zu realisieren?
• Wie kann die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung bei marktgerechten Preisen sichergestellt werden?

Mit dem Ziel, ein klar strukturiertes Leistungsportfolio zu definieren, wurden alle Leistungen in 18 Verträgen zusammengefasst. Diese basierten auf einem Portfolio von 34 Produkten. Die Produkte wurden in der Art definiert, dass Detailleistungen funktionalitätsorientiert zusammengefasst wurden. Die Produkte wurden auf dieser Ebene kalkuliert und mit Leistungstreibern und Qualitätsmessgrößen versehen, so dass auf dieser Basis ein Leistungs- und Kostencontrolling möglich wurde. Die SLA- und Vertragsstruktur wurde methodisch standardisiert und der Prozess von Änderungen im Sinne eines Änderungsmanagement durchgängig definiert.

Durch das Projekt wurde die angestrebte Reduktion der Komplexität der Vertragsbeziehungen erreicht. Nach sechs Monaten waren bereits 80 % der ehemaligen Leistungsbeziehungen in neue Verträge mit einer Laufzeit von 4 Jahren überführt, so dass sowohl für die Kunden als auch für den Dienstleister eine hohe Planungssicherheit gewährleistet werden konnte. Auch neue Kunden konnten mit dem standardisierten Produktset bedient werden, was auf die klare Leistungsdefinition, die nachvollziehbare Preisbildung und ein transparentes Qualitätsreporting zurückzuführen war. Die Durchlaufzeit und der Aufwand von Veränderungen an den Verträgen konnten signifikant reduziert werden, so dass diese erhöhte Prozesseffizienz als klarer weiterer Nutzen des Projekts bewertet wurde.