Auswahl und Ausschreibung von Software & Anwendungen

15.06.2023

Die Auswahl der richtigen Software zur Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse ist eine komplexe Aufgabe. inditango hat ein in verschiedenen Ausschreibungen erprobtes Vorgehensmodell entwickelt.

Die erste Frage zur Auswahl von Software ist die Art der Umsetzung:

  • Interne Entwicklung
  • Individualentwicklung durch einen Dienstleister
  • Lizenzierung und Anpassung spezialisierter Standardsoftware
  • Entwicklung auf Software-Plattformen

Oft sind alle Varianten grundsätzlich vorstellbar und bringen wie immer verschiedene Vor- und Nachteile mit sich. Wenn die Entscheidung für eine externe Vergabe fällt, ist es auch innerhalb einer der Umsetzungsalternativen schwierig, valide und vergleichbare Angebote zu erhalten, u.a. durch folgende Effekte:

Die agilen Entwicklungsgrundsätze stehen im Zielkonflikt zum Hauptziel einer Ausschreibung. Das Hauptziel einer Ausschreibung ist eine Vergabeentscheidung zu treffen, die auf belastbaren, umfassenden und vergleichbaren Angeboten basiert. Dafür müssen den Anbietern so viele Informationen & Rahmenbedingungen zur Ausschreibung vorliegen wie möglich. Aber:  
Gemäß den agilen Entwicklungsgrundsätzen ist die Erstellung eines detaillierten Lastenhefts vor Beginn der Entwicklung nicht zielführend.→Damit bleiben die an die Anbieter übermittelten Anforderungen oft stark interpretationswürdig und die Kalkulationsgrundlage der Anbieter ist unvollständig.
Ein weiteres Problem besteht darin, dass Fachabteilungen und Anbieter oft unterschiedliche „Sprachen“ sprechen: 
Die Fachabteilung denkt in Geschäftsprozessen und operativen Problemstellungen oder Optimierungspotentialen.↔Der Anbieter denkt in funktionalen Modulen, die in verschiedenen Geschäftsprozessen nutzbar sind.

 

Bei inditango haben wir aufgrund unserer Erfahrungen in verschiedenen Ausschreibungen für Individualentwicklungen und Standardsoftware einen Ansatz für die Auswahl der richtigen Software entwickelt. Dieser Ansatz berücksichtigt von Anfang an die Möglichkeit einer externen Vergabe.

Unser Vorgehen umfasst folgende Schritte:

Erfassung der Anforderungen

  1. Funktionale Geschäftsanforderungen: Geschäftsprozesse, Datenbereitstellung, Gesetzliche Vorgaben, ...
    • Beschreibung der benötigten Fähigkeiten und relevanten Geschäftsprozesse: Welche fachlichen Fragestellungen sollen beantwortet werden? Wie sollen die Fragestellungen effizient prozessiert werden?
    • Beschreibung konkreter Use Cases innerhalb der Prozesse 
    • Ableitung der Module / Funktionalitäten, die in verschiedenen Anwendungsfällen benötigt werden
  2. Nicht-funktionale Anforderungen: Software-Design, Self-Service Möglichkeiten, ...
  3. Technische Anforderungen: Technische Rahmenbedingungen, Schnittstellen, ...
  4. Anforderungen für den Betrieb der Software: Betriebsmodell, Support, Archivierung, ...

Strategie zur Umsetzung

Um die richtige Entscheidung für die Umsetzung zu treffen, führen wir bei inditango eine gründliche Vorbereitung durch. Dabei berücksichtigen wir folgende Schritte:

  • Anbieterrecherche für spezialisierte Standardsoftware bzw. Dienstleister für Individualentwicklungen mit Prozess-/Branchenfokus
  • Prüfung der Nutzbarkeit vorhandener Standardsoftware / Software-Plattformen
  • Diskussion strategischer Parameter für eine externe Vergabe, wie z. B. IT-Strategie oder IT-Architektur
  • Erstellung eines Business Cases
  • Festlegung eines Zeitplans

Ausschreibung

Die abschließende Durchführung der Ausschreibung erfolgt nach bewährten Vorgehensmodellen und Best Practices.

In der Ausschreibung ist es entscheidend, den Zielkonflikt der agilen Grundsätze und die einkäuferischen Ziele einer Ausschreibung zu berücksichtigen:

  • Richtiges Maß an Vorgaben und festgelegten Parametern
  • Definition des Projektergebnisses mit der passenden Detailtiefe
  • Beschreibung von Regelungen, die eine agile Entwicklung bei Budgettreue ermöglichen
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