Funktions- und Rollenkonzept mit LEGO® Serious Play®

Eine Großstadt in NRW plant die zukunftsfähige Ausgestaltung einer ressortübergreifenden Digitalisierungsstrategie. Im kommunalen Umfeld liegt eine große Herausforderung darin, dass eine Neugestaltung der Organisation weg von den bisherigen ressortbezogenen Aufgaben hin zu einer ressortübergreifenden Projektorganisation erfolgen muss.

• Welche Stellenausschreibungen decken neue Rollen ab oder sind an diese angelehnt?
• Welche vorhandenen Stellen können neue Rollen ganzheitlich oder teilweise ausfüllen?
• Welche fachlichen Qualifikationen sind zusätzlich erforderlich?
• Können Rollen aufbauorganisatorisch sinnvoll einzelnen Stellen zugeordnet werden?
• Welche Gremien oder Ausschüsse werden benötigt?
• Welche Überzeugungsarbeit ist wann bei welchen Stakeholdern zu leisten?

In einem ganztägigen Workshop mit u.a. CDO, CIO, IT-Koordinatoren, IT-Beauftragten und dem Personalrat wurde anhand der LEGO® Serious Play® Methode ein aktiver Austausch der unterschiedlichen Erfahrungen und Ideen ermöglicht. Auf Basis der zuvor erarbeiteten Digitalisierungsstrategie ist somit gemeinschaftlich die Grundlage für das Rollen- und Funktionskonzept geschaffen worden. In zwei Gruppen mit je 8 Teilnehmern wurde parallel dieselbe Aufgabenstellung behandelt. Um notwendige Schlüsselfragen zu beantworten, wurden in zunächst ruhiger Einzelarbeit und anschließenden lebendigen, interaktiven Diskussionen Modelle gebaut und anschließend in Schlussfolgerungen zusammengefasst. Über Ressort- und Hierarchiegrenzen hinaus und unter Berücksichtigung aller Ideen und Meinungen konnte eine einheitliche Gesprächsbasis geschaffen und ein gemeinsames Ergebnis erarbeitet werden.

Durch den Einsatz der LEGO® Serious Play® Methode konnten Vertreter aller Ressorts und Rollen ein Rollen- und Funktionskonzept erstellen, welches die Bedürfnisse aller Akteure berücksichtigt. Die Workshopergebnisse dienten als Basis für Folgetermine zur Konkretisierung der Rollen- und Funktionskonzepte. Der operative Einsatz der Konzepte garantiert dabei eine zielgerichtete und intensivere Zusammenarbeit der unterschiedlichen Ressorts und dezentraler Akteure. Die für die Teilnehmer neue methodische Herangehensweise konnte überzeugen und hat auch über die Veranstaltung hinaus wesentliche Handlungsfelder offenbart, die intern tiefergehend diskutiert und berücksichtigt werden konnten.