Ausschreibungen

Wie lässt sich der beste Anbieter zu optimalen Konditionen finden?

Der IT-Markt ist unübersichtlich und die Anforderungen der Fachbereiche sind vielschichtig. Deshalb stellt die Beschaffung von IT-Leistungen Unternehmen vor eine besondere Herausforderung.

inditango führt die gesamte Ausschreibung von der Konzeptionierung bis zur Vertragserstellung durch und konnte in über 100 Projekten jede Ausschreibung erfolgreich mit einer Vergabe abschließen.

Modular und Effizient

Unser Projektvorgehen basiert auf einem modularen Verfahren und gewährleistet eine effiziente Ausschreibung aufgrund der von inditango entwickelten Software althigo.

Dabei wird die Flexibilität in der Struktur der Ausschreibung gewahrt, so dass die Berücksichtigung individueller Anforderungen sichergestellt ist. Eine einfache und revisionssichere Vergabe wird durch vertragstaugliche Formulierungen und spezifisch auf die Ausschreibungsart bzw. das Vergabeverfahren angespasste Bewertungskriterien ermöglicht. Nach Auswahl passender Anbieter gehen wir in die Verhandlungsphase über, welche wir nach Scotwork^® führen.

Hohe Geschwindigkeit und Planbarkeit

Ausschreibung mit klaren Anforderungen

Strukturierte Klärung von Bieterfragen

Revisionssicheres Ausschreibungsverfahren

Strukturierte Verhandlungen

Hohe Bieterbeteiligung durch klare Anforderungen

Beauftragung des inhaltlich und preislich besten Angebots

Schneller Vertragsabschluss

Ausschreibungen in maximal sechs Monaten

Der inditango Ausschreibungsprozess sichert die hundertprozentige Planbarkeit aller Termine bis zur Vertragszeichnung. Die Zuordnung der für Ausschreibungen typischen Aufgaben in klar definierte Phasen ermöglicht eine effiziente Allokation der notwendigen Unternehmensresourcen.

4 Wochen

Demands & Requirements

Projekt-Kick-Off mit Einkauf und Auftraggeber
Workshop zum Vorgehensmodell in Ausschreibungen
Aufnahme der Anforderungen
Entwicklung eines Vorschlags zum Vergabeverfahren

Planung

Detailplanung
Projekt-Kick-Off mit Projektteam
Festlegung von Terminen für relevante Workshops
Terminierung von Fristen in der Ausschreibung

Anbieterauswahl

Definition der Kriterien zur Anbieterauswahl
Recherche zu potentiellen Anbietern
Entscheidung über Teilnehmer anhand der Kriterien
Recherche von Ansprechpartnern
Avise der Ausschreibung
Erstellung und Zeichnung von NDAs
Dokumentation der Zu- und Absagen

6-10 Wochen

Ausschreibungserstellung

Workshops zur Ausgestaltung der Ausschreibung
Anpassung der Bewertungsmatrix
Erstellung der Ausschreibungsdokumente
- Rahmenvertrag (MSA)
- Leistungsbeschreibungen (SOWs)
- Qualitätskriterien (SLAs)
- Preisblatt
Erstellung der fachlichen Anhänge wie Lastenheft, Produktvision oder Standortliste
Erstellung Begleitdokumente
- Anleitung zur Befüllung der Ausschreibung
- Q&A
- Bieterinformationen
Vorteile mit althigo
- Inhalte sind vorhanden
  Keine aufwendige Datenablage
  Konsistenz von Preisen und Leistungen
  Kein Versand von Dateien
  Einfache Q&A Bearbeitung
  Alle Angebotsdateien an einer Stelle

Bewertung der Angebote

Versand der Ausschreibungsdokumente
Sammlung und Beantwortung von Bieterfragen
Erhalt der Angebote
Kommerzielle und inhaltliche Bewertung der Angebote
Auswahl der Anbieter für die Verhandlungen

Vorteile mit althigo
- Einfache kaufmännische Auswertung
  Effektiver inhaltlicher Vergleich
  Gezielte Verhandlungsvorbereitung

6-10 Wochen

Verhandlung der Angebote

Vorbereitung von Verhandlungen
Moderation von Verhandlungen
Protokollierung
Bewertung der Anbieter
Erstellung einer Entscheidungsvorlage
Erstellung der zeichnungsfähigen Verträge
Dokumentation der Ausschreibung

Vorteile mit althigo
- Schnelle und fokussierte Verhandlungen
  Ergebnisse sind direkt dokumentiert
  Vertrag auf Knopfdruck

Vom RFP zum Vertrag in zwei Verhandlungen

Strukturierte Ausschreibungsunterlagen (RFP), die bereits dem zukünftigen Vertrag entsprechen, können in nur zwei Verhandlungen in den finalen Vertrag überführt werden. Es werden dabei nur die Anforderungen verhandelt, die nicht durch den Bieter in der geforderten Form erbracht werden können.

Sourcing-Erfahrung in allen IT Bereichen

inditango hat in über 100 Projekten, Ausschreibungen zu fast allen aktuellen IT-Themen begleitet. Dadurch existiert eine umfassende Sammlung von Leistungsbeschreibungen für alle IT-Bereiche, eine sehr breite Marktkenntnis der Anbieter und ein hohes Technologieverständnis.

Ausschreibungen mit inditango

Unsere Expertise in der Durchführung von Ausschreibungen haben wir in DAX-30 Konzernen, im Mittelstand sowie bei öffentlichen Auftraggebern unter Beweis gestellt.